Ugovor o obradi podataka o ličnosti

Ovaj ugovor o obradi podataka (u daljem tekstu: „UOP“) zaključuje se u skladu sa članom 45. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, br. 87/2018 — „ZZPL“) između:

• Rukovaoca: stambene zajednice identifikovane podacima zgrade unetim u platformu VIP Upravnik (naziv, adresa, PIB i matični broj), koju zastupa upravnik — imalac naloga; i
• Obrađivača: HERC PRIME DOO Beograd, Višegradska 1, Beograd — Savski venac, PIB 107465213, matični broj 20808373, kontakt: office@herc.rs.

UOP čini Prilog 1 Uslova korišćenja. Upravnik ga prihvata pri registraciji naloga, a u ime svake stambene zajednice i elektronski, označavanjem polja o prihvatanju prilikom unosa zgrade u Platformu (ili naknadno, kroz izmenu podataka zgrade) — time se UOP smatra zaključenim za tu stambenu zajednicu. Vreme prihvatanja, verzija dokumenta i nalog sa kog je prihvaćen evidentiraju se uz zgradu. Predmet UOP-a je obrada podataka o ličnosti koju Obrađivač vrši u ime Rukovaoca u okviru pružanja usluge VIP Upravnik.

Priroda obrade: prikupljanje, unos, čuvanje, strukturisanje, prikaz, izmena, pretraga, izrada rezervnih kopija i brisanje podataka u informacionom sistemu Obrađivača.

Svrha: tehničko omogućavanje upravljanja zgradama — evidencija stanova i stanara, rezervacije zajedničkih sadržaja, skupštine i glasanja, prijave kvarova, finansijska evidencija, obaveštenja i dokumenti.

Trajanje: dok traje ugovor o korišćenju Platforme, odnosno do brisanja/vraćanja podataka po tački 9.

Kategorije lica: vlasnici i korisnici stanova, članovi organa stambene zajednice, lica koja stanari prijave (gosti na rezervacijama), izvođači radova, zaposleni kod Rukovaoca.

Vrste podataka: identifikacioni i kontakt podaci (ime i prezime, stan, telefon, email), pristupni podaci (korisničko ime, heširana lozinka), podaci o rezervacijama (termin, broj osoba, ime gosta, tehnički podaci o pristupu), prijave kvarova sa fotografijama, podaci o glasanju po stanu, finansijska zaduženja i uplate po stanu, sadržaj obaveštenja i dokumenata.

Posebne vrste podataka iz čl. 17. ZZPL nisu predmet obrade; Rukovalac se obavezuje da ih ne unosi u Platformu.

Obrađivač se obavezuje da:

• podatke obrađuje isključivo na osnovu dokumentovanih uputstava Rukovaoca (uputstvom se smatra i korišćenje funkcionalnosti Platforme), osim kada je obrada naložena propisima — u tom slučaju obaveštava Rukovaoca pre obrade, ako to nije zabranjeno;
• obezbedi da su lica koja obrađuju podatke obavezana na poverljivost;
• primeni mere zaštite iz tačke 6;
• poštuje uslove za angažovanje podobrađivača iz tačke 7;
• uzimajući u obzir prirodu obrade, pomaže Rukovaocu odgovarajućim tehničkim i organizacionim merama u izvršenju obaveza prema zahtevima lica na koja se podaci odnose (pristup, ispravka, brisanje, ograničenje, prenosivost, prigovor);
• pomaže Rukovaocu u ispunjavanju obaveza iz čl. 50–55. ZZPL (bezbednost, obaveštavanje o povredama, procena uticaja);
• po prestanku obrade postupi sa podacima u skladu sa tačkom 9;
• Rukovaocu učini dostupnim informacije neophodne za dokazivanje ispunjenosti obaveza iz čl. 45. ZZPL i omogući proveru (audit) po tački 8.

Obrađivač obaveštava Rukovaoca o povredi podataka o ličnosti bez nepotrebnog odlaganja nakon saznanja, sa opisom prirode povrede, verovatnim posledicama, preduzetim merama i kontaktom za dodatne informacije, kako bi Rukovalac mogao da izvrši svoje obaveze obaveštavanja Poverenika u roku od 72 časa (čl. 52. ZZPL) i lica na koja se podaci odnose (čl. 53. ZZPL).

• šifrovanje saobraćaja (TLS/HTTPS) i heširanje lozinki;
• kontrola pristupa po ulogama (stanar vidi isključivo podatke svog stana; upravnik samo zgrade koje vodi);
• autentifikacija tokenima uz mogućnost opoziva;
• ograničen i evidentiran pristup produkcionim sistemima;
• redovne rezervne kopije i procedura oporavka;
• redovno ažuriranje sistemskog i aplikativnog softvera.

Tehničku podršku i održavanje Platforme pruža neposredno Obrađivač (kontakt: podrska@herc.rs). Rukovalac daje opštu saglasnost za angažovanje podobrađivača za hosting i srodnu infrastrukturu. Aktuelna lista:

• velia.net Internetdienste GmbH, Nemačka (EU) — namenski (dedicated) serveri, hosting i rezervne kopije.

O nameravanoj promeni podobrađivača Obrađivač obaveštava Rukovaoca najmanje 15 dana unapred; Rukovalac može uložiti obrazložen prigovor, u kom slučaju strane traže razumno rešenje, uključujući raskid. Obrađivač na podobrađivače prenosi iste obaveze zaštite podataka i odgovara Rukovaocu za njihov rad.

Podaci se čuvaju na serverima u Evropskoj uniji. Prenos u države članice EU vrši se bez posebnih mera, jer se nalaze na listi država sa primerenim nivoom zaštite (čl. 64. ZZPL); za eventualni prenos u druge države primeniće se odgovarajuće mere iz čl. 65. ZZPL.

Rukovalac može, najviše jednom godišnje i uz najavu od 15 radnih dana, proveriti ispunjenost obaveza iz ovog UOP-a — po pravilu uvidom u dokumentaciju i izveštaje Obrađivača, a neposredna provera se sprovodi tako da ne ugrozi podatke drugih rukovalaca na Platformi ni njen redovan rad. Troškove provere snosi Rukovalac.

Po prestanku ugovora o korišćenju Platforme Obrađivač, po izboru Rukovaoca, vraća podatke u strukturiranom, mašinski čitljivom formatu i/ili ih briše, u roku od 30 dana, osim podataka koje je dužan da čuva po propisima Republike Srbije. Rezervne kopije se brišu istekom redovnog ciklusa rotacije.

Odgovornost strana uređena je Uslovima korišćenja. Na UOP se primenjuje pravo Republike Srbije. U slučaju nesaglasnosti između UOP-a i Uslova korišćenja u pitanjima zaštite podataka, prednost ima UOP. Izmene UOP-a vrše se na način predviđen za izmene Uslova korišćenja.